Las jornadas laborales actuales parecen infinitas: ¿Cómo la IA puede ayudar?

Reporte de Microsoft revela que la jornada laboral moderna para muchos usuarios no tiene un comienzo o un final claros.

Foto: cortesía. Portal ERP México.

Microsoft dio a conocer los detalles de su Informe Anual del Índice de Tendencias Laborales 2025, que traza cómo las empresas rediseñan los procesos de negocio en torno a la IA y los agentes para escalar con rapidez, operar con agilidad y generar valor más rápido que las empresas tradicionales.

Esta investigación, basada en billones de señales de productividad de Microsoft 365 agregadas y anonimizadas a nivel mundial, revela un nuevo obstáculo desafiante: una jornada laboral en apariencia infinita. La IA ofrece una forma de salir del problema, en especial si se combina con un ritmo de trabajo reinventado. De lo contrario, se corre el riesgo de utilizar la IA para acelerar un sistema roto.

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La jornada comienza antes del horario laboral

La jornada laboral a menudo comienza antes de que muchas personas se levanten de la cama. A las 6 de la mañana, muchos usuarios de Microsoft 365 escanean las bandejas de entrada desbordadas con la esperanza de adelantarse. Los datos de telemetría de Microsoft muestran:

• El 40% de las personas que están en línea a las 6 a.m. revisan el correo electrónico para las prioridades del día.
• El trabajador promedio recibe 117 correos electrónicos al día, la mayoría de ellos hojeados en menos de 60 segundos.
• Los correos electrónicos masivos con 20+ destinatarios han aumentado un 7% en el último año, mientras que los hilos uno a uno están en declive (-5%).

La bandeja de entrada puede seguir como la puerta de entrada al trabajo, pero con demasiada frecuencia se abre a una avalancha de caos sin prioridad.

La jornada continúa con una avalancha de mensajes, reuniones e interrupciones que agota la concentración. A las 8 de la mañana, Microsoft Teams supera al correo electrónico como canal de comunicación dominante, lo que acelera el día.

• El trabajador promedio recibe 153 mensajes de Teams por día laborable.
• Los mensajes por persona han aumentado un 6% interanual a nivel mundial.

Las horas más valiosas de la jornada laboral a menudo se rigen por la agenda de otra persona. La mitad (50%) de todas las reuniones tienen lugar entre las 9 y las 11 a.m. y entre las 13 p.m., justo cuando, como muestran las investigaciones, muchas personas tienen un pico natural de productividad en su día, debido a sus ritmos circadianos. Pero los datos de Microsoft revelan que se llena este tiempo con reuniones, para dejar poco espacio para un enfoque profundo.

Los martes ahora tienen la mayor carga de reuniones (23%), mientras que los viernes se reducen a solo el 16%. En lugar de un trabajo profundo, estas horas de máxima audiencia se pasan en recorrer un carrusel de llamadas. 

Las reuniones secuestran el tiempo de concentración principal

Los estudios muestran que muchas personas tienen dos picos naturales de rendimiento cada día, pero de acuerdo con los datos de Microsoft, se llena uno de ellos con reuniones, lo que deja poco espacio para el trabajo de concentración.

Pero las reuniones no son la única fuerza que fractura la atención. A las 11 de la mañana, pico de productividad para muchos, la actividad de los mensajes también aumenta, con el 54% de los usuarios activos. Según datos de telemetría, es la hora más sobrecargada del día, ya que los mensajes en tiempo real, las reuniones programadas y el cambio constante de aplicaciones convergen, lo que hace que concentrarse en una sola tarea sea casi imposible. 

Los calendarios pueden mostrar un descanso en las reuniones después del almuerzo, pero eso también podría ser un espejismo. Durante este tiempo, vemos un aumento en el uso de Word, Excel y PowerPoint (WXP) a medida que los empleados intentan concentrarse en el trabajo, como escribir, analizar datos y crear presentaciones, pero ese tiempo está fragmentado. Nuestros datos de telemetría muestran que, en promedio, los empleados que usan Microsoft 365 son interrumpidos cada 2 minutos por una reunión, un correo electrónico o una notificación. Ese ruido digital competitivo no aparece en los calendarios, pero como tal vez atestiguarán muchos trabajadores de la información, se siente a profunidad.

De hecho, según la encuesta global del Índice de Tendencias Laborales muestra que casi la mitad de los empleados (48%) y más de la mitad de los líderes (52%) dicen que su trabajo se siente caótico y fragmentado. El problema no es solo el volumen, es la expansión. Nuestros datos muestran que los modos de comunicación han comenzado a cambiar, la coordinación es más compleja y la carga mental es más pesada.

Para muchos, la jornada laboral ahora se siente como navegar por el caos, al reaccionar a las prioridades de los demás y perder el enfoque en lo que más importa. En una época en la que cada hora cuenta, esa deriva podría agotar de manera silenciosa la energía y detener el progreso del negocio.

En la noche, el trabajo parace no concluir. Según los datos de telemetría, las reuniones después de las 8 p.m. han aumentado un 16% año tras año, y los equipos globales y flexibles representan gran parte del aumento. Y no se trata solo de reuniones: el empleado promedio ahora envía o recibe más de 50 mensajes fuera del horario comercial principal, y a las 10 p.m., casi un tercio (29%) de los trabajadores activos vuelven a sus bandejas de entrada, lo que apunta a un aumento constante en la actividad fuera del horario laboral.

Las jornadas laborales actuales parecen infinitas

Estos datos apuntan a una verdad más grande: la jornada laboral moderna para muchos no tiene un comienzo o un final claros. A medida que las demandas empresariales se vuelven más complejas y las expectativas siguen en aumento, el tiempo que antes estaba reservado para concentrarse o recuperarse ahora puede dedicarse a ponerse al día, prepararse y buscar claridad.

Los líderes han comenzado a sentir la presión. Con presupuestos planos y una presión cada vez mayor para rendir, 1 de cada 3 empleados de la encuesta global del Índice de Tendencias Laborales respondió que el ritmo de trabajo de los últimos cinco años ha hecho que sea imposible mantenerse al día.

Las señales son claras: es hora de romper el ciclo. El futuro del trabajo no se definirá por la cantidad de trabajo pesado que se automatice, sino por lo que se busque reimaginar de manera fundamental. La IA puede dar ventaja para rediseñar el ritmo de trabajo, reenfocar a los equipos en trabajos nuevos y diferenciadores, y arreglar lo que se ha convertido en una jornada laboral en apariencia infinita.

El camino a seguir

Adoptar la IA no es suficiente. Lo que se necesita ahora es una mentalidad de Empresa Frontera, una que cuestione cómo se gasta el tiempo, cómo se realiza el trabajo y qué es lo que en verdad genera impacto. Aquí hay tres lugares para comenzar:

1. Sigan la regla 80/20. En un mundo de presupuestos planos y atención cada vez menor, la actividad no es lo mismo que el progreso. Las organizaciones más eficaces lo saben y actúan en consecuencia. Las empresas frontera ponen en práctica el Principio de Pareto, centrándose en el 20% del trabajo que proporciona el 80% de los resultados. La IA hace que esto no solo sea posible, sino escalable.
2. Rediseño para el diagrama de trabajo. Hoy en día, los equipos se organizan por funciones estáticas como finanzas, marketing e ingeniería. Pero con la experiencia disponible bajo demanda a través de la IA y los agentes, las estructuras rígidas añaden una fricción innecesaria. Es hora de pasar del organigrama al diagrama de trabajo, un modelo ágil y orientado a resultados en el que los equipos ajustados se forman en torno a un objetivo y utilizan la IA para llenar las brechas de habilidades y moverse rápido.
3. Conviértanse en jefes de agentes. Hay una nueva generación de profesionales que se eleva a través del caos, no trabajan más, sino que trabajan de manera más inteligente. Los llamamos jefes de agentes. Este es el futuro del trabajo: equipos de agentes humanos creados para adaptarse y escalar.