¿Cuánto le cuesta a tu empresa los errores en informes de gastos?

Una empresa podría perder más de 24,000 pesos por empleado al año tan sólo en la gestión manual de viáticos.

Luis López, Country Manager de Okticket México. Foto: LinkedIn. Portal ERP México.

Las últimas estadísticas cifran en más de 140,000 millones de pesos (MDP) el gasto de las empresas mexicanas en viajes de negocios dentro del país. Si a eso sumamos el costo de los desplazamientos internacionales, es fácil entender por qué los gastos de viaje profesionales suponen el mayor desembolso empresarial, solo por detrás de los salarios. De ahí la importancia de administrarlos de forma eficiente.

¿Por dónde empezar? Una de las claves para ahorrar recursos está en automatizar los procesos financieros. ¿Has calculado alguna vez cuánto le cuestan a tu empresa los errores derivados de la gestión manual de los informes de gastos?

El costo de gestionar a mano los viáticos

Según los datos de Okticket, cada colaborador emplea 120 horas al año en gestionar los viáticos. Si tenemos en cuenta un costo medio de 210 pesos por hora y empleado, cada empresa pierde más de 24,000 pesos por empleado y año en la gestión manual de viáticos. A este importe hay que sumar los gastos relacionados con el consumo de papel y las pérdidas ocasionadas por los errores y el fraude interno.

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¿El importe es más elevado de lo que creías? Una solición de digitalización y automatización de gastos de empresa podría solucionar el problema. En este sentido, Okticket te ofrece una herramienta para gestionar gastos profesionales, la aplicación está pensada para optimizar y cubrir todo el proceso de gestión de gastos de viaje profesionales, desde el momento en que se efectúa el gasto, hasta los procesos de validación, control y tramitación contable.

Para ello, ofrece integración nativa, avanzada, bidireccional y evolutiva con las principales ERP y sistemas de gestión empresarial del mercado. Además, la solución ha desarrollado con tecnología capaz de extraer los datos de los comprobantes en el momento.

El funcionamiento de la app es muy sencillo. El usuario saca una fotografía del ticket o factura desde la aplicación y el motor de reconocimiento extrae la información clave (monto, fecha, RFC del proveedor, número de folio y más) Toda la información de gastos queda almacenada en un entorno seguro, ordenada y accesible para los administradores en cualquier momento.

El ahorro de automatizar la gestión viáticos que ofrece Okticket

Okticket ofrece ahorros de hasta el 80% en el tiempo invertido en la gestión de gastos de viaje profesionales. Y ese tiempo, como hemos visto, se traduce en dinero. Detecta el fraude interno al instante. Una de las principales ventajas de Okticket es que frena los comportamientos de gasto irregulares. Este aspecto es fundamental, ya que los últimos datos apuntan que el fraude interno afecta al 70% de las empresas mexicanas.

Según los datos que maneja ACFE (Association of Certified Fraud Examiners), este problema causa unas pérdidas totales de más de 3,1 billones de dólares a nivel mundial ($878,000 en Latino América y Caribe).

Con la reclamación de las facturas CFDI, Oktcket consigue bloquear el fraude en gastos viáticos. Las empresas envían la factura al robot de Okticket y este extrae el XML y PDF, los fusiona con el gasto y valida la estructura. También comprueba el estado de la factura, que no esté cancelada o que el proveedor no esté dentro de la lista negra del SAT.

Si la factura no ha llegado, Okticket se conecta con el SAT, y si la factura está emitida, la herramienta puede descargarla y fisonarla también con el gasto. Y en el caso de que sea necesario solicitar la factura, Okticket apoya a las empresas para que la tengan en tiempo y forma y el gasto sea deducible.

Integración nativa con el ERP

Okticket tiene la capacidad para integrarse directamente con el ERP o software de gestión empresarial de otras compañías de distintos tamaños y requerimientos.

Ofrece también personalización de los mecanismos de control para que la empresa pueda establecer alertas personalizadas según sus políticas. Si un gasto no cumple con estos parámetros, es rechazado automáticamente, asegurando un control eficiente y preciso.

“Como tenemos toda la información de tickets y facturas podemos establecer mecanismos de control. A través de programación podemos alinearnos con las reglas de gasto de la compañía y establecer gastos no deducibles, como pueden ser el alcohol o los gastos realizados a menos 50 kilómetros de distancia”, asegura Luis López, Country Manager de Okticket México, además, destacó que la marca ha desarrollado su propia tecnología para acabar con las irregularidades. Con las últimas actualizaciones, “el OCR es capaz de detectar el idioma y traducir los tickets y recibos al idioma del país del usuario”, finalizó López.