Viajeros de negocio mexicanos buscan apoyo tecnológico: SAP Concur

Es muy importante que las empresas tengan visibilidad de los gastos en viajeros de negocio, no sólo por temas de ahorros, ayuda a impulsar una mejor cultura y mejora la productividad.

Erick Dubon Domínguez, Solutions Consultant Principal de SAP Concur. Foto: cortesía. Portal ERP México.

El estudio “Los viajeros de negocios” de Wakefield Research, comisionado por SAP Concur, analiza las perspectivas y preferencias de ejecutivos a nivel global, entrevistando a 3750 viajeros de negocios en 24 diferentes mercados, entre ellos México. El estudio destaca la búsqueda por el uso de la Inteligencia Artificial (IA) para simplificar la gestión de viajes de negocio, y la necesidad de reforzar la ciberseguridad y seguridad física de los pasajeros.

Erick Dubon Domínguez, Solutions Consultant Principal de SAP Concur nos compartió en entrevista exclusiva para Portal ERP México los cinco puntos destacados de este estudio, enfocado a viajeros mexicanos.

1 - Importancia de los viajes de negocio para los altos ejecutivos

Según el estudio, la mayoría de los viajeros de negocios mexicanos (69%) consideran que el realizar este tipo de actividad es esencial para fortalecer su carrera profesional, al realizar un mejor contacto con clientes y partners y aumentar la posibilidad de cerrar acuerdos.

“Tras un par de años de pandemia, se han retomado los viajes de negocio para algunas empresas, y depende de las industrias, han retomado viajes que tenían considerados pre-pandemia. Este estudio buscó medir la temperatura de los viajes de negocios, y resulta que las personas en México están convencidas de que realmente es necesario seguir haciendo viajes de negocios, para impulsar tu carrera profesional. Un rotundo 96% de los mexicanos están convencidos de que los viajes de negocios están impulsando su carrera profesional”, puntualizó.

2 - Viajeros de negocios mexicanos demandan mayor flexibilidad de su compañía

Según apunta el Solutions Consultant Principal de SAP Concur, la falta de flexibilidad de las organizaciones hacia sus viajeros de negocio es uno de los aspectos más destacados de este estudio. El 43% de los mexicanos manifestó tener recortes de flexibilidad en la autorización de permitir trabajo remoto durante viajes personales para evitar tomar días de licencia, un número mucho mayor con respecto al 27% a nivel global. Además, 26% manifestó no tener flexibilidad de extender a viaje personal algún viaje de negocios, haciendo que el 30% rechace un viaje que no les ofrezca esta posibilidad.

"Lo que conocemos como 'bleisure', una fusión de las palabras 'business' y 'leisure', un concepto que por mucho tiempo a nivel global se utilizó para definir los viajes de negocios que extienden para poder hacer un viaje de placer al mismo tiempo, han disminuido. Esta falta flexibilidad está impactando importante en los ejecutivos”, destacó Dubon.

Los viajeros mexicanos piensan que las empresas le dan prioridad a la reducción de costos, lo que los expone a demoras y cancelaciones en sus viajes. En concreto, el 35% creen que su compañía le da prioridad a la reducción de costos sobre su necesidad de opciones flexibles.

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En los últimos 12 meses, el 95% de los mexicanos se han enfrentado a tomar medidas imprevistas durante su viaje de negocios debido a circunstancias como cancelación o reprogramación de viajes (41%) o soportar escalas prolongadas u otras demoras (72%). Estos imprevistos hacen que el 42% piense en rechazar un viaje para evitar complicaciones.

Un 79% observan un mayor enfoque en su compañía en las aprobaciones previas del viaje (en comparación con el 67% a nivel mundial, el más alto en general), que incluye el 30% que han visto esto implementado para todos los viajes, pero el 37% han incurrido en gastos adicionales en un viaje de negocios debido a desafíos de viaje inesperados.

Los gerentes de viajes pueden preferir que sus viajeros reserven a través de los canales adecuados, pero el 42% de los viajeros mexicanos se han visto obligados a reservar viajes directamente con los proveedores debido a desafíos inesperados.

“Todas las nuevas generaciones van a buscar la flexibilidad en el trabajo, incluso a veces las priorizan sobre el salario, entonces, es un tema de cultura que todas las compañías deben de vigilar. Por ejemplo, con nuestra aplicación Tripit Pro, las empresas pueden tener un mejor control de los viajes de los usuarios, habilitando las opciones de “bleisure" sin ser intrusivo con sus planes personales y mejorando la gestión del viaje tanto para usuario como empresa”, afirmó Erick Dubon.

Herramienta de gestión de gastos y viajes de SAP Concur. Foto: cortesía. Portal ERP México.

3 - Priorizan seguridad física en los viajes 

El estudio destaca que los mexicanos rechazarían un viaje de negocios por preocupaciones de seguridad en el destino (45%) seguridad del modo de transporte (37%) o la falta de flexibilidad para adaptarse fuera de la política de la compañía (25%).

“Por ejemplo, si voy a ir a Europa, necesito saber si debo tener cuidado con algo específico, si hay algún tema que pueda vulnerar mi seguridad, si necesito alguna vacuna específica por enfermedades del país que visito, y más. Esto se llama Pre-Travel Advisory, una opción disponible en SAP Concur y me advierte desde si es seguro tomar el tren o transporte público, hasta si el país enfrenta algún conflicto socio-político”, ejemplifica Erick Dubon. 

4 - La IA es necesaria para mejorar la gestión de viajes, siempre y cuando se garantice su correcto uso

Los viajeros de negocios mexicanos ven la inteligencia artificial como una solución a sus problemas con la logística de viajes, siempre y cuando se garantice su correcta implementación. Si bien el 99%  considerarían usar opciones habilitadas por la IA para reservar sus viajes, solo el 6% se sienten cómodos haciéndolo en la actualidad, ya que la gran mayoría (93%) requieren apoyo de la compañía, donde su principal preocupación es el correcto uso y protección de datos personales (59%, en comparación con el 48% a nivel mundial) o la capacitación (43%).

“Por un lado, hay mucha emoción por utilizar herramientas que tienen IA pero está la contraparte de seguridad digital y el qué van a hacer con mis datos. Existen dos mundos de la IA: el personal y el de negocios. En la personal, si tú entras a la tienda virtual de tu teléfono, descargas una aplicación y empiezas a utilizar la IA, incluso sin costo, pero nada te garantiza que tenga buenos certificados de ciberseguridad. En el lado de los negocios, existen compañías como SAP y la línea de negocio SAP Concur, que protege tus datos. Nuestra tarea primordial es resguardar la información y los datos de todos nuestros clientes, tanto en marco legal, como en términos y condiciones”, aseveró.

Los mexicanos están más dispuestos a considerar el uso de la automatización impulsada por la IA para capturar e informar gastos (49%, en comparación con el 37% global, el segundo más alto en general) o para encontrar opciones sostenibles durante su viaje (46%).

“Tras el boom que creó OpenAI con la IA Generativa en 2023, hoy en día la gente empezó a relacionar la IA con temas de ciberseguridad. Nuestro consejo para las empresas es asociarse con compañías que ofrezcan IA a nivel empresarial, que cuente con certificaciones que avalen que los datos personales sean protegidos y usados correctamente, sin filtraciones” agregó Dubon.

5 -  Aumenta la exigencia por viajes sostenibles 

Hablando de sostenibilidad, un 31% de los mexicanos viajeros de negocios considera que su compañía se centra más en los viajes sostenibles que en la flexibilidad o en la reducción de los costos de viaje. El 27% rechazarían un viaje debido a un alto impacto ambiental o a la incapacidad de elegir opciones sostenibles; el 20% citan recomendaciones para reducir las emisiones de carbono como una herramienta de reservaciones imprescindible, sin embargo, el 28% han visto recortes para pagar más por opciones sostenibles.

“Si bien, los encuestados están notando que sus empresas han incrementado acciones a favor de la sostenibilidad, los viajeros aún exigen hacer más en este tema, especialmente con las nuevas generaciones, quienes incluso condicionan su viaje de negocios sólo sí se tienen temas de sostenibilidad involucrados: la huella de carbono en el avión y otros medios de transporte, como los trenes en Europa, para que ellos decidan cómo moverse en ese continente, así como los programas de sostenibilidad de hoteles e incluso la eliminación de papel para evitar fimas en reservaciones”, puntualizó.

SAP Concur ofrece gestión de gasto para viajeros de negocio

SAP Concur busca mitigar todos estos problemas de los viajeros de negocio, impulsando esta dinámica sin que sufra el usuario, ofreciendo esa flexibilidad que exigen, seguridad para saber si hay conflictos políticos o sociales en el destino, así como seguridad en el uso de tecnología de IA empresarial para fines sólo de mejora de experiencia.

En cuanto a sostenibilidad, SAP Concur muestra las emisiones de carbono que emite el avión al momento de seleccionar un vuelo, o los puntos de sostenibilidad que cuentan las ofertas de hoteles. Incluso, permite gestionar renta de autos, dando prioridad, si así lo requiere el usuario, a autos híbridos.

Mediante la herramienta Intelligent Audit, basada en IA, ayuda a revisar todo lo que el usuario está consumiendo, para gestionar adecuadamente los gastos de viaje, identificando gastos que no cubre la empresa, como alcohol (si es que así lo especifica la compañía).

“Es muy importante que las empresas tengan visibilidad de los gastos, no sólo ofrece temas cualitativos y de ahorros, ayuda a impulsar una mejor cultura en los viajeros y mejora la productividad”, finalizó Erick Dubon Domínguez, Solutions Consultant Principal de SAP Concur.