ERP fallidos que llevaron al sacrificio empresarial

Implementar un ERP en México no tiene por qué ser un acto de sacrificio. Pero para que no se convierta en una tragedia empresarial, se necesita más que software: se necesita estrategia.

Víctor Alonso Martínez, CEO de Veyron. Foto: cortesía. Portal ERP México.

En los altares de la modernización, entre veladoras de buenas intenciones y cenizas de expectativas incumplidas, descansan los restos de proyectos ERP que nunca debieron despertar. En México, donde la creatividad empresarial convive con una complejidad regulatoria endemoniada, muchas organizaciones han caído en la trampa de una transformación digital mal ejecutada. Lo que empieza como una promesa de eficiencia termina convertido en un velorio corporativo.

El altar de las buenas intenciones: ¿Por qué implementamos ERPs? 

Los sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) prometen unificar y controlar todos los procesos de una empresa bajo una misma plataforma: finanzas, recursos humanos, cadena de suministro, producción, ventas, logística, y un largo etcétera. La idea suena bien: menos errores, más trazabilidad, mejores decisiones.

Y en un país como México, donde muchas empresas operan con procesos fragmentados, hojas de Excel legendarias y sistemas contables aislados, la tentación de integrar todo en un solo sistema suele ser irresistible.

El pecado capital: la personalización excesiva

• a) El "quiero un ERP a mi manera"

Muchas empresas mexicanas, especialmente en sectores como manufactura, alimentación o logística, tienen procesos tan artesanales o particulares que al recibir un ERP global lo primero que piensan es: "Esto no me sirve así. Hay que cambiarlo." Ahí empieza el horror.

El ERP, en lugar de ser una herramienta de estándares y eficiencia, se convierte en un lienzo de personalizaciones. Módulos retocados hasta el absurdo, integraciones forzadas con sistemas legados, interfaces hechas a la medida... Todo se adapta a los viejos procesos en lugar de repensarlos.

• b) Costo oculto de modificar lo ya probado

Cada personalización incrementa el tiempo, el costo, la complejidad... y el riesgo. Peor aún: muchas veces el software deja de ser compatible con futuras actualizaciones del proveedor. El sistema se convierte en una isla.

• c) El SAT como villano adicional 

Además, en México, las normas fiscales del SAT exigen particularidades como CFDI, cancelación de facturas, timbrado de nómina, contabilidad electrónica... Si el ERP no está bien adaptado o actualizado a estas reglas, las multas y los dolores de cabeza son inevitables.

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El fantasma que nadie vio venir: la gestión del cambio

• a) Las personas también importan (aunque el software no lo crea). Un ERP no solo es una herramienta; es una forma nueva de trabajar. Pero muchas empresas olvidan preparar a su gente para ese cambio. Se asume que los empleados van a adaptarse por sólo ver al nuevo sistema encendido. 
• b) El sabotaje pasivo. El resultado es predecible: resistencia, miedo, errores, sabotaje pasivo. Empleados que insisten en seguir usando sus hojas de Excel. Jefes que no confían en los reportes del nuevo sistema. Supervisores que desmotivan al equipo con comentarios como: "Esto antes funcionaba mejor". 
• c) Cambio sin estrategia es receta para el desastre. La falta de una estrategia clara de comunicación, capacitación y acompañamiento convierte una buena herramienta en una fuente de tensión laboral.

Los consultores foráneos: vampiros sin mapa

• a) "Nos mandaron a los expertos de otro país..." 

Una escena común: una PyME o incluso una gran empresa mexicana contrata a una consultora internacional. Llegan los expertos desde Argentina, Brasil, India, España o Estados Unidos. Saben del software, sí. Pero no entienden el contexto mexicano, ni el idioma fiscal, ni las reglas laborales, ni la cultura empresarial. 

• b) Errores por ignorancia 

Esa desconexión se traduce en fallos graves: errores en la nómina, facturación incompleta, módulos de compras que no distinguen entre un proveedor nacional y uno importado... y una relación cliente-consultor desgastante. 

• c) O lo barato sale carísimo 

También ocurre el otro extremo: se elige al proveedor más barato, sin verificar su experiencia en el mercado mexicano. Lo que ahorras en honorarios, lo pagas en retrabajo, retrasos y frustración.

Calendarios de fantasía y presupuestos con fe ciega 

a) "Esto se implementa en seis meses, fácil".

Esa es la frase con la que empiezan muchos proyectos... y también muchas tragedias. Implementar un ERP implica diagnóstico, configuración, migración de datos, integraciones, pruebas, capacitación y despliegue. Pero muchas veces se presupone que eso ocurrirá en tiempo récord y con presupuesto apretado.

b) Proyectos zombis

El resultado: cronogramas que se desmoronan, equipos que pierden energía, y proyectos que siguen existiendo sin avanzar: los zombis del mundo ERP.

c) El costo real es emocional (y reputacional) 

Los retrasos erosionan la confianza, afectan la moral y muchas veces llegan a impactar la relación con clientes, proveedores y reguladores. La factura no es solo financiera: es cultural. 

Los errores que se repiten como letanías

1. Falta de alineación con el negocio: Implementar sin entender procesos reales es como operar con los ojos vendados.
2. Descuido en integración local: Sin acoplarse al SAT, el ERP es un elefante en la cristalería.
3. Capacitación insuficiente: Si la gente no entiende el sistema, el sistema no sirve.
4. Desprecio por el cambio cultural: Implementar tecnología sin transformar mentalidades es solo pintar las paredes de un edificio viejo.

Lecciones desde el Mictlán digital 

Cada implementación fallida deja una ofrenda para los vivos:

• Planifica con rigor: Diagnostica tu situación, define objetivos y sé realista con tus tiempos. 
• Adopta mejores prácticas: No te cases con tus procesos obsoletos. El ERP también es una oportunidad para evolucionar.
• Elige aliados con experiencia local: Que conozcan tus sistemas, tus leyes... y tus dolores.
• Gestiona el cambio como prioridad: Forma, comunica y acompaña. Las personas son el verdadero motor.

Epílogo con incienso 

Implementar un ERP en México no tiene por qué ser un acto de sacrificio. Pero para que no se convierta en una tragedia empresarial, se necesita más que software: se necesita estrategia, humildad y valentía para enfrentar lo que muchos temen cambiar.

Porque en el cementerio de la tecnología, los proyectos fallidos no mueren... penan. Y su eco resuena cada vez que alguien dice: "Esta vez sí nos va a funcionar."  ¡Que no seas tú la próxima ofrenda digital!