Kodak Alaris: Transformación Digital en la administración pública

La implementación de escáneres profesionales en una entidad municipal de México contribuyó a que ésta pudiera cumplir con los requerimientos normativos de la ley general de archivos.

Foto: cortesía. Portal ERP México.

La Ley General de Archivos en México es una legislación de orden público que tiene aplicabilidad en todo el territorio nacional. Su objetivo es establecer principios y bases generales para la organizar, conservar, administrar y preservar uniformemente los archivos de entidades gubernamentales, autoridades y organismos.

En este contexto la digitalización de documentos en dependencias de gobierno es relevante puesto que radica en que la Ley General de Archivos busca promover el uso de métodos y técnicas archivísticas que garanticen la organización, conservación, disponibilidad, integridad y ubicación rápida de los documentos de archivo. Al adoptar la digitalización, las dependencias de gobierno pueden lograr estos objetivos de manera más eficiente y efectiva. 

Te recomendamos: De la digitalización a la transformación digital: un paso a la ventaja competitiva

Panorama 

En un esfuerzo por cumplir con dicha Ley General de Archivos y mejorar la eficiencia de sus procesos, las autoridades de una Entidad Municipal de México se embarcaron en la búsqueda de una solución que les permitiera digitalizar y organizar sus archivos de manera rápida y efectiva.

La necesidad primordial radicaba en lograr acelerar los procesos de la dependencia ya que, aunque en el pasado se habían implementado algunas soluciones digitales para ciertos trámites, aún quedaban numerosos procedimientos en los que los ciudadanos tenían que acudir personalmente y presentar documentos físicos. 

El reto 

Bajo este contexto el reto consistía en encontrar una forma de agilizar sus procesos sin comprometer el cumplimiento de la Ley General de Archivos al tiempo de que se pudiera unificar todo en una plataforma que permitiera la creación de perfiles de usuarios y ofreciera acceso en tiempo real a la información digitalizada y categorizada que protegiera la identidad de cada solicitante y sus documentos personales que requería presentar ante la institución.

La solución 

Los expertos en digitalización de Kodak Alaris recomendaron el uso de 13 scanners?KODAK S3100?y 8 licencias del software?KODAK Info Input Solution?para implementarlos y distribuidos en diversas dependencias municipales del país. Esta solución permitió digitalizar y clasificar los documentos al instante y desde el momento de entrada para iniciar la solicitud, lo que ha agilizado todos los trámites y procesos diarios de las dependencias.

Beneficios y Resultados 

Gracias a la implementación de los escáneres?KODAK S3100 y el software de procesamiento inteligente de documentos, KODAK Info Input Solution; se ha simplificado la digitalización de documentos en grandes volúmenes.

Esto redujo mucho el tiempo necesario para realizar los procesos solicitados por los ciudadanos, lo que se traduce en una atención más eficiente y satisfactoria para el público. Además, esta Entidad Municipal hoy cumple plenamente con las normas vigentes en cuanto a digitalización y acceso a la información.

Los escáneres profesionales de producción de Kodak Alaris, instalados son capaces de procesar todo tipo de documentos que llegan a las dependencias municipales, lo que ha permitido convertir los procesos en tareas ágiles, precisas y confiables al momento de ejecutar las solicitudes. Esta transformación ejemplifica cómo la tecnología de Kodak Alaris puede mejorar la captura de documentos en cualquier entorno.

Esta Entidad Municipal logró una digitalización eficiente de documentos, agilizando los procesos y alcanzando altos niveles de satisfacción al público. Kodak Alaris ofrece las bases para una administración pública más eficiente y un avance institucional.