3 estrategias para simplificar el cierre contable de tu empresa

Las empresas que optimizan las operaciones contables de fin de año mediante plataformas tecnológicas tienen mayor oportunidad de reducir tiempo y dinero al principio del nuevo año fiscal.

Foto: cortesía. Portal ERP México.

Se acerca la temporada de cierre de año y durante esta época son muchas las compañías que emprenden una carrera por terminar el año al día en su facturación.

Registrar comprobantes se convierte en una tarea que demanda más tiempo del esperado, especialmente para aquellos comercios que aún no cuentan con una plataforma que les ayude con el control de gastos, y revisar a detalle la información tributaria puede conducir a errores que suelen acarrear multas y comprometer las finanzas internas. Sobre todo el caso de las PyMES, que le están siguiendo el paso al proceso detallado detrás de cada cierre contable, principalmente debido a la cantidad de información que se tiene que procesar en poco tiempo.

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Sin embargo, este escenario no debería convertirse en un dolor de cabeza anualmente cuando se pueden reducir esfuerzos de manera estratégica para cumplir con las obligaciones contables de manera práctica y precisa. Rindegastos desarrolló una guía básica para pasar menos tiempo reuniendo documentos o haciendo cuentas, y más tiempo celebrando los logros corporativos y financieros del año.

La plataforma evaluó cuáles son los cuellos de botella de este proceso y determinó que la mayoría de las empresas aún no le saca provecho a los recursos tecnológicos contables que permiten organizar, visualizar y comprobar datos de todo el año en cualquier momento y lugar.

Peor aún, muchas pymes siguen llevando un registro manual de sus movimientos financieros, entre ellos cuentas de ingresos, egresos, costos de producción y ventas, lo que termina restándoles productividad por cuenta de una larga lista de información por reunir, sin saber que gracias a la facturación electrónica y la automatización de tarifas, impuestos y porcentajes, es posible digitalizar toda la data contable y emitir balances en cuestión de segundos.

Estas son las 3 tácticas que recomienda Rindegastos para hacer más simple el cierre contable de cualquier empresa:

• Gestionar un resumen mensual: Este es un mecanismo de organización que facilita la compilación de información, especialmente si la empresa programa un software ERP para que emita comprobaciones y balances mensuales, que al final del año serán más fáciles de revisar una vez estén los datos listos para comprobar. En la actualidad, muchas apps se conectan con el sistema contable para visualizar y navegar entre archivos desde el celular.
• Ajustar el importe digital de facturas y comprobantes desde el día uno: un profesional en finanzas puede tardar unos 20 minutos en realizar un informe de gastos, con un costo promedio de $58 dólares. Al año, esto se traduce en unas 390 horas de trabajo por cerca de $68 mil dólares. Cuando se digitaliza el importe de documentos de facturación se está ahorrando una suma importante de dinero que puede reinvertir en herramientas tecnológicas que optimicen recursos y hagan el trabajo automáticamente.
• Aprovechar las tecnologías que ofrecen las plataformas contables: Aún sin tener un contador en su equipo que organice los reportes, muchas plataformas compilan y validan de manera automática las facturas y comprobantes en el SAT.

Es importante recordar que una empresa puede hacer una inversión inteligente al contratar herramientas y servicios financieros que reduzcan el esfuerzo y tiempo que toma hacer la contabilidad en general, pero que además le ayudarán a presupuestar gastos, cumplir con sus obligaciones tributarias y en general facilitar la revisión de datos para cerrar el año contable sin percances y de forma exitosa.