El éxito del ERP no se trata de la perfección, sino de la preparación. La mayoría de los fracasos provienen de pequeños errores que se acumulan con el tiempo.

Por: Meital Cohen Kadosh, Head of Delivery de Priority Software. Foto: cortesía. Portal ERP México.

 

Los sistemas ERP están diseñados para optimizar las operaciones, mejorar la visibilidad de los datos y respaldar mejores decisiones empresariales. Pero incluso con el mejor software, el éxito nunca está garantizado. Analizamos algunos de los errores más comunes que cometen las empresas al implementar un ERP para que tú (y tu organización) puedan evitarlos.

 

De hecho, según cifras del sector:

• Solo entre el 25% y el 45% de los proyectos ERP se consideran totalmente exitosos (Gartner).
• El 50% supera sus presupuestos originales (Market.us Scoop).
• Y el 82% de los proyectos fallidos se deben a la resistencia del usuario o a una planificación deficiente (Market.us Scoop).

¿Por qué tantas implementaciones fracasan? Debido a errores evitables que se cometen antes, durante y después del proyecto.

 

A continuación, presentamos 12 de los errores más comunes que hemos visto en la práctica al implementar un ERP y cómo puedes evitarlos.

 

Errores comunes ANTES de implementar un ERP

• Error 1: Elegir el socio de ERP equivocado

Tu socio de ERP no es solo un proveedor, sino tu guía durante una transformación compleja. Elegir un socio que no comprenda tu sector, tus procesos ni tus objetivos puede condenar el proyecto al fracaso incluso antes de comenzar.

 

Consejo: Busca un socio que aporte un profundo conocimiento del sector, una metodología probada y un compromiso con la colaboración a largo plazo, no solo con la entrega.

 

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• Error 2: No analizar los procesos de negocio

Uno de los errores más comunes es lanzarse directamente a la implementación sin revisar primero el funcionamiento real del negocio. Este año, las fallas del ERP seguirán surgiendo con frecuencia de la automatización de procesos obsoletos o defectuosos.

 

Consejo: Antes de configurar cualquier cosa, evalúa tus flujos de trabajo actuales, identifica las ineficiencias y define cómo mejorarlos.

 

• Error 3: Falta de objetivos y alcance claros

Sin objetivos de proyecto claros y un alcance bien definido, incluso el mejor sistema ERP se desviará del rumbo. Se estima que en los próximos meses una gran cantidad de proyectos de ERP se retrasarán o incluso nunca se implementarán, a menudo debido a expectativas poco claras y requisitos progresivos.

 

• Error 4: No conseguir la aceptación de las partes interesadas

El éxito del ERP depende del apoyo de la dirección y la alineación interfuncional. Cuando la dirección trata el ERP como "un proyecto de TI más", el resto de la organización sigue el ejemplo. Consiga la aceptación inicial, especialmente de los líderes empresariales.

 

Algunas empresas no priorizan el proceso de consultoría, donde tu proveedor de ERP no solo responderá a todas tus preguntas e inquietudes, sino que también te proporcionará proactivamente toda la información necesaria para tomar decisiones empresariales mejor informadas durante el proceso. Los proveedores con buena reputación conocen bien sus productos y pueden ayudarte a elegir los módulos de ERP más adecuados para gestionar y controlar tu negocio.

 

Consejo: Incluye el ERP en tu hoja de ruta estratégica, no solo en una actualización administrativa.

 

Errores comunes DURANTE la implementación de un ERP

• Error 5: Planificación insuficiente del proyecto

Incluso con los objetivos y el socio adecuados, una planificación deficiente puede arruinar una implementación que, de otro modo, sería sólida. Un proyecto exitoso necesita un cronograma claro, roles asignados y responsabilidad interna.

 

Consejo: Elabora un plan de proyecto detallado que incluya hitos por fases, responsabilidades claras y reservas para contingencias. Revísalo y ajústalo con frecuencia.

 

• Error 6: Descuidar la gestión del cambio

El ERP es un proyecto de personas. En mi experiencia, muchas fallas de ERP se deben a la resistencia del usuario como un factor clave. Si no se gestiona el factor humano ante el cambio, incluso los sistemas más avanzados no lograrán afianzarse.

 

Consejo: Comunícate con frecuencia y desde el principio. Involucra a los usuarios clave en las pruebas y la formación. No te limites a explicar el "cómo", explica el "por qué".

 

• Error 7: Subestimar la migración de datos

Los datos limpios y precisos son la base de cualquier sistema ERP. Sin embargo, la migración de datos a menudo se subestima, se apresura o se le resta prioridad, lo que genera problemas en los informes, errores de proceso y retrasos.

 

Consejo: Prioriza la limpieza y validación de datos. Prueba la migración por etapas. Asigna responsables de los datos para garantizar la responsabilidad.

 

• Error 8: Omitir las pruebas adecuadas

Las pruebas no deben considerarse una tarea rutinaria. Sin una validación exhaustiva, incluso los pequeños problemas pueden convertirse en interrupciones importantes tras la puesta en marcha.

 

Consejo: Incluye varias rondas de pruebas: de sistema, de integración, de UAT y de simulación en la puesta en marcha. Prueba escenarios reales con usuarios reales.

 

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Errores comunes TRAS la implementación de un ERP

• Error 9: Considerar la puesta en marcha como la meta

Muchos equipos celebran la puesta en marcha como el final del proyecto. Pero la realidad es que la puesta en marcha es solo el principio.

 

Consejo: Planifica la estabilización posterior a la puesta en marcha, la atención al usuario y la mejora continua. Mantén a tu equipo de implementación involucrado en las primeras etapas de las operaciones.

 

• Error 10: Falta de soporte y capacitación tras la puesta en marcha

Sin soporte continuo, incluso los usuarios bien capacitados pueden perder impulso. Las soluciones rápidas quedan sin resolver y la adopción disminuye.

 

Consejo: Establece un plan de soporte estructurado tras el lanzamiento, que incluya recursos de soporte técnico, cursos de actualización y ciclos de retroalimentación para detectar problemas iniciales.

 

• Error 11: No medir el rendimiento ni los resultados

El éxito de la implementación de un ERP no se trata solo de estar en marcha. Se trata de ofrecer valor medible: procesos más rápidos, mejor visibilidad, menos errores.

 

Consejo: Realiza un seguimiento de los KPI definidos desde el principio. Revisa periódicamente el rendimiento del sistema con las partes interesadas del negocio e identifica áreas de mejora.

 

• Error 12: No aprovechar la IA y la innovación continua

El ERP ha evolucionado. Los sistemas actuales incluyen IA integrada para mejorar la previsión, automatizar tareas y obtener información valiosa. Sin embargo, muchas empresas ignoran estas capacidades tras la puesta en marcha.

 

Reflexiones finales

El éxito del ERP no se trata de la perfección, sino de la preparación. La mayoría de los fracasos provienen de pequeños errores que se acumulan con el tiempo. Pero con el socio adecuado, un plan estructurado y un equipo interno sólido, tu proyecto de ERP puede ofrecer resultados duraderos. Evitar estos 12 errores no garantiza el éxito, pero lo aumenta considerablemente.