Las verdades acerca del uso de un ERP vs hoja de cálculo: Defontana

Las pymes mexicanas suelen usar las hojas de cálculo para concentrar su información, sin embargo, es momento de decir porque es mejor usar un ERP.

Foto: cortesía Defontana. Portal ERP México.

Los ERP o Sistemas de Planificación de Recursos Empresariales son herramientas básicas en la actualidad, pero que ya tienen más de 60 años de haber sido creadas. Consisten en ser una plataforma que facilita a sus usuarios a converger información gracias a una base de datos compartida entre distintas unidades de negocio, facilitando con ello, la comunicación de las áreas. 

Pese a todos los años que han pasado desde su creación y de la amplia gama de opciones que hay en herramientas de este tipo, muchas micro y pequeñas empresas (MiPymes) siguen sin saber de su aplicación o creen que es caro o complicada su implementación. Esto es un mito, por ello, Defontana nos enumera sus beneficios sobre la clásica hoja de cálculo, que sigue siendo la herramienta más usada por MiPymes y PyMES que no se atreven a dar el paso a una transformación digital como lo representa un ERP. 

• Minimiza errores. El uso de plataformas como las hojas de cálculo no están exentas de errores. Suele pasar que se generen fórmulas o se coloquen puntos donde no los debe haber, para cambiar la sumatoria o valores de una fila o columna, generando con ello, errores que acaban transformando resultados. Con un ERP, las funciones vienen integradas y son las mismas entre todos los usuarios, por lo que los errores son casi nulos. 
• Sincronicidad de información en tiempo real. Al compartirse la misma información entre varios usuarios, evita que haya discrepancias o falta de actualización, lo que optimiza el tiempo y brinda espacios de calidad para realizar funciones sin duplicidad ni comparativos que quiten tiempo.  
• Análisis de datos. Los ERP pueden recopilar datos de facturación de la organización completa, permitiendo con ello, un flujo de datos financieros en tiempo real, cosa que con una hoja de cálculo, tardarías mucho en hacer. Y tendría que hacerlo un experto que interpretara la información. 
• Empata con las IAs. La inteligencia artificial es un avance que se está colando en todas las áreas. Soluciones empresariales que la integran permiten que los inventarios o el control de los productos puedan ser usados como en el área de marketing o promoción, con el objetivo de desplazar un producto estancado.

“Eso no se puede hacer con una hoja de cálculo, porque no nos brinda esa información de manera inmediata; quizá podríamos diseñar algo, pero nos quitaría bastante tiempo, que de otro modo, ya con un software diseñado para ello, sería sencillo y muy rápido” indica, Francisco Gutiérrez, Director Comercial de Defontana México. 

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• Su costo es competitivo y responde al costo-beneficio. Contrario a lo que se puede pensar, invertir en un ERP es una de las decisiones que mejor se pueden tomar, pues al concentrar la información en una sola plataforma, esto permite tener una visión general de los  datos, permitiendo una mejor toma de decisiones; generalmente estos servicios son acompañados por beneficios como soporte técnico y almacenamiento en la nube, que ayudarán a que la información esté siempre disponible y a que el equipo esté acompañado cuando haya dudas o algún error que no puedan resolver de manera directa. Estos beneficios hacen que, a la distancia, implementar un ERP sea la mejor decisión sobre el uso de un software limitado como lo es una clásica hoja de cálculo.  

“Parece un discurso gastado y repetitivo pero nos damos cuenta de que es necesario continuar la explicación de los beneficios de un ERP. Ahora más con la IA que es una realidad, donde muchos procesos serán facilitados por su uso” continúa Francisco Gutiérrez. 

Defontana ha podido analizar que, implementando alguna de las soluciones digitales que tienen disponibles en el mercado, las compañías han logrado un crecimiento del 40%, porque permite que éstas faciliten sus procesos y se concentren en otras áreas. 

En un país donde el crecimiento empresarial es el mercado de las PyMES, es importante hacer hincapié en los beneficios reales que representan las soluciones empresariales como lo son los ERP y sobre su uso en comparación con otras plataformas que, si bien son útiles, no alcanzan a aprovechar los recursos en empresas que están en camino a su desarrollo.