Gestión de información en el mundo real: enrutamiento y firma electrónica

Las empresas ahorran entre un 55% y 78% de tiempo y dinero al pasar de la firma en papel a la electrónica, considerando los costos de materiales, administración y suscripción.

Foto: cortesía HIXSA. Portal ERP México.

Uno de los cambios más significativos y duraderos que puedes hacer en tu negocio está relacionado con algo que muchos damos por sentado: las firmas electrónicas. De acuerdo con un estudio publicado por Signaturit Group, la adopción de firmas electrónicas ha permitido al 92% de las instituciones financieras reducir los errores de escaneo en sus flujos de trabajo, y el 66% ha podido reducir significativamente la cantidad de archivos faltantes, mejorando así la calidad de los datos.

Otro estudio indicó que las empresas ahorran entre un 55% y 78% de tiempo y dinero al pasar de la firma en papel a la electrónica, considerando los costos de materiales, administración y suscripción. Obtener un documento firmado en papel suele llevar unos cinco días, mientras que una firma electrónica tarda en promedio 37 minutos.

Obtener firmas es esencial para los negocios, independientemente del sector. Sin embargo, muchas empresas aún enfrentan dificultades en este proceso y pagan altos costos por ello.

Con un sistema de gestión documental como M-Files, todo puede ser más fácil, sencillo y eficiente. M-Files respalda y potencia sus flujos de trabajo, permitiéndole centrarse menos en tareas administrativas y más en construir un negocio exitoso.

El método M-Files para enrutar y firmar documentos electrónicamente 

M-Files elimina las molestias, los costos y los riesgos de seguridad inherentes a los procesos de aprobación manuales y en papel. Cada empresa tiene documentos que requieren firmas, como contratos y órdenes de compra. Muchos aún gestionan esto manualmente, lo cual es ineficiente y propenso a errores.

Cada vez que un documento cambia de manos, existe la posibilidad de pérdida o error, lo cual incrementa los riesgos operativos.

M-Files aplica un flujo de trabajo simple a estos documentos, gestionando todo el proceso de revisión, aprobación y firma electrónica, desde el inicio hasta el almacenamiento seguro de la única versión autorizada del documento. 

4 pasos para enrutar y firmar electrónicamente 

A continuación te compartimos cuatro pasos para gestionar la revisión y aprobación de los documentos de forma efectiva con una plataforma de gestión documental. 

• Crear: Los usuarios crean un documento, ya sea un contrato, una orden de compra o cualquier otro.
• Notificar, revisar, aprobar: Se asigna un flujo de trabajo, notificando a las partes y permitiendo la revisión y aprobación por empleados, líderes o incluso clientes externos.
• Firmar: La plataforma de gestión de documentos como M-Files se integra con todos los principales proveedores de software de firma electrónica para obtener firmas electrónicas.
• Almacenar: La versión firmada y precisa del documento se guarda en un repositorio inteligente como M-Files, permitiendo continuar el trabajo sin interrupciones. 

Cumplimiento con la NOM-151 

Por otra parte, M-Files cumple con la normativa mexicana NOM-151, asegurando que las firmas electrónicas sean válidas y seguras. Esto no solo mejora la eficiencia, sino que garantiza la conformidad legal, permitiendo a los usuarios concentrarse en tareas más importantes y menos en tareas administrativas.

Todo esto es una de las razones principales por las que una plataforma de gestión inteligente de información como M-Files es tan potente. No solo puede ayudarte a crear mejores flujos de trabajo en torno al enrutamiento y la firma de documentos, sino que también hace que esas eficiencias estén disponibles de una manera que fluye libremente en toda la empresa. Las personas que necesitan acceder a ese documento firmado para hacer su trabajo lo tendrán en cuestión de minutos.