La IA también transforma al correo electrónico

El correo electrónico dejó de ser una simple herramienta de comunicación para convertirse en el eje operativo empresarial. La IA lo impulsa a elevar la productividad, asegurar la privacidad y reducir costos.

Por Joel Flores, Director de Cuentas Corporativas en Zoho. Foto: cortesía. Portal ERP México.

El correo electrónico se está convirtiendo en el centro de actividades clave de las organizaciones, como la gestión de proyectos, la coordinación de equipos, el seguimiento de tareas y la atención al cliente. Gracias a la integración de funciones de Inteligencia Artificial (IA), ahora es un asistente que, además de apoyar la comunicación entre empleados, clientes y proveedores, también interpreta, organiza y ejecuta acciones.

Durante décadas, el correo ha sido el canal por excelencia para la comunicación formal en las organizaciones. Esta aplicación permite almacenar de forma efectiva todas las interacciones de los negocios, al tiempo que ayuda a difundir mensajes clave directamente entre las personas interesadas. Un estudio de la analista de mercados HKTDC dice que 72% de las empresas de América Latina aún lo usa activamente en sus campañas de marketing.

Sin embargo, la herramienta comenzó a enfrentar desafíos que pusieron a prueba sus capacidades y su efectividad. Los negocios comenzaron a lidiar con un aumento exponencial en el número de mensajes, la necesidad de realizar búsquedas de información entre hilos de conversación y la redacción constante de correos personalizados, entre otras acciones diarias.

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Por esta razón, algunas plataformas encontraron en la IA a su mejor aliada para aliviar las cargas de trabajo, optimizar la gestión de los mensajes y mejorar la experiencia del usuario. Gracias a la integración con estas tecnologías, los sistemas más avanzados tienen la capacidad para detectar frases clave en los mensajes -como solicitudes urgentes o referencias a documentos- y sugerir acciones automáticas que van desde crear eventos hasta añadir tareas.

También pueden recomendar contactos frecuentes al escribir nuevos correos, basado en los patrones de uso, lo que reduce errores y mejora la precisión de la comunicación. Las plataformas además integran traducción automática desde la bandeja de entrada, lo que resulta clave en entornos laborales globalizados, donde los equipos trabajan desde distintos países y culturas. Esta función supera las barreras idiomáticas al ofrecer traducciones rápidas y contextuales.

Con la incorporación de modelos desarrollados por OpenAI, los usuarios pueden redactar correos con ayuda de un generador automático de texto, recibir sugerencias para completar frases mientras escriben o acceder a resúmenes automáticos de correos largos. Esta última herramienta resulta especialmente útil para quienes necesitan extraer información clave de forma rápida sin tener que leer extensos mensajes línea por línea.

Más allá de las funcionalidades específicas, lo que revela esta evolución es un cambio de paradigma: el correo electrónico dejó de ser una simple bandeja de entrada para transformarse en una plataforma de trabajo inteligente. 

La IA actúa como un asistente silencioso que organiza, sugiere y automatiza, ayudando a los profesionales a centrarse en tareas más estratégicas. En un contexto en el que las empresas buscan hacer más con menos, reducir la fricción en las tareas cotidianas y mejorar la productividad, la transformación del correo electrónico mediante inteligencia artificial es el paso natural hacia la oficina del futuro.